Kim jest Sygnalista?
Sygnalista to osoba, która ujawnia nieprawidłowości lub naruszenia prawa, z którymi zetknęła się w związku z pracą. Sygnaliści pełnią kluczową rolę w zapewnianiu zgodności z przepisami, przyczyniając się do transparentności w organizacjach oraz ochrony interesu publicznego. Ich zadaniem jest zgłaszanie naruszeń, które mogą dotyczyć korupcji, bezpieczeństwa pracy, ochrony środowiska czy zamówień publicznych. Ustawa o ochronie sygnalistów z 14 czerwca 2024 roku ma na celu stworzenie systemu ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości i przeciwdziałanie działaniom odwetowym ze strony pracodawców i innych podmiotów.
Zakres ochrony sygnalistów.
Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928) obejmuje szeroki zakres naruszeń prawa, które mogą być przedmiotem zgłoszeń. Chroni sygnalistów przed działaniami odwetowymi niezależnie od formy świadczenia pracy – mogą to być pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę, umowy cywilnoprawne, osoby prowadzące działalność gospodarczą, wolontariusze, a nawet osoby pomagające w zgłoszeniach czy osoby powiązane z sygnalistą.
Zakres przedmiotowy i instytucje zajmujące się zgłoszeniami.
Ustawa dotyczy wszystkich naruszeń prawa określonych w
Dyrektywie 2019/1937, jak również przepisów krajowych związanych z ochroną
zdrowia, bezpieczeństwem publicznym, ochroną środowiska, prawami człowieka i
obywatela, oraz korupcją. Instytucjami odpowiedzialnymi za rozpatrywanie
zgłoszeń będą m.in. Rzecznik Praw Obywatelskich (RPO), który przyjmie
zgłoszenia zewnętrzne, przeprowadzi ich wstępną weryfikację i skieruje do
właściwego organu publicznego. Ponadto, RPO będzie wspierał sygnalistów poprzez
porady prawne oraz środki ochrony przed działaniami odwetowymi.
Kogo dotyczy ustawa?
Nowe przepisy obejmują zarówno podmioty sektora publicznego, jak i prywatnego, które zatrudniają co najmniej 50 osób. Obowiązek wdrożenia odpowiednich procedur dotyczy również podmiotów działających w sektorze finansowym oraz zajmujących się przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, niezależnie od liczby pracowników. Wyjątek stanowią gminy i powiaty z liczbą mieszkańców poniżej 10 000, które nie są zobowiązane do wdrażania wewnętrznych procedur zgłaszania.
Procedury zgłaszania naruszeń
Każdy podmiot objęty ustawą musi opracować procedury zgłoszeń wewnętrznych, które będą określać zasady przyjmowania zgłoszeń oraz stworzenia bezpiecznych i poufnych kanałów komunikacji. Sygnaliści mogą zgłaszać nieprawidłowości wewnętrznie, bezpośrednio w swojej organizacji, zewnętrznie do odpowiednich organów publicznych, lub w wyjątkowych przypadkach – publicznie. Każde zgłoszenie musi być odpowiednio zarejestrowane i rozpatrzone zgodnie z procedurami przewidzianymi w ustawie.
Kary za nieprzestrzeganie przepisów
Niewdrożenie procedur lub brak kanałów do przyjmowania
zgłoszeń wiąże się z ryzykiem grzywny lub nawet odpowiedzialnością karną.
Pracodawcy, którzy nie spełnią wymogów ustawy, mogą podlegać karze grzywny, a w
niektórych przypadkach również ograniczenia wolności. Przewidziane są także
sankcje dla osób podejmujących działania odwetowe wobec sygnalistów, co może
skutkować koniecznością wypłaty odszkodowania.
Zakres obowiązków biur rachunkowych w kontekście ustawy
Biura rachunkowe, będące podmiotami obowiązanymi w świetle ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML/CFT), również muszą dostosować swoje procedury do nowej ustawy o ochronie sygnalistów. Od dnia 31 lipca 2021 r., każde biuro rachunkowe jest zobowiązane do posiadania procedur anonimowego zgłaszania naruszeń. Nowe przepisy wymagają jednak poufności zgłoszeń, co w praktyce oznacza konieczność dostosowania istniejących systemów zgłoszeń do wymagań obu ustaw.
Dostosowanie procedur w biurach rachunkowych
Biura rachunkowe muszą opracować i wdrożyć system przyjmowania zgłoszeń, który zapewni poufność sygnalistów i umożliwi skuteczne działania następcze. Wymaga to stworzenia bezpiecznych kanałów komunikacji, które pozwolą pracownikom i współpracownikom biur na zgłaszanie rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń prawa. Każde biuro powinno przeanalizować swoje obecne procedury i wprowadzić niezbędne zmiany, aby spełniały wymagania zarówno ustawy o ochronie sygnalistów, jak i ustawy AML/CFT.
W praktyce biura rachunkowe mają dwie opcje:
1. Stworzenie jednej, zintegrowanej procedury zgłoszeń –
obejmującej zarówno wymogi ustawy o ochronie sygnalistów, jak i AML/CFT. Taka
procedura musi zapewniać możliwość anonimowego i poufnego zgłaszania naruszeń,
a także efektywne rozpatrywanie zgłoszeń.
2. Stworzenie dwóch odrębnych procedur – oddzielnej dla wymagań AML/CFT oraz odrębnej dla ustawy o sygnalistach. Oznacza to konieczność równoległego zarządzania dwoma systemami zgłoszeń, co może być bardziej wymagające, ale zapewnia przejrzystość działań.
Zadania dla biur rachunkowych
Biura rachunkowe, jako instytucje obowiązane, powinny wdrożyć nie tylko formalne procedury, ale także skuteczny system przyjmowania zgłoszeń, działań następczych oraz ochrony sygnalistów. Kluczowe jest, aby procedury były przejrzyste i zrozumiałe dla pracowników oraz zgodne z nowymi wymaganiami prawnymi. Należy zapewnić szkolenia i działania informacyjne dla personelu, aby zrozumiał on, jak korzystać z kanałów zgłoszeń oraz jakie prawa i obowiązki przysługują sygnalistom.
Co grozi za nieprzestrzeganie przepisów?
Brak wdrożenia odpowiednich procedur w biurach rachunkowych
może skutkować sankcjami finansowymi oraz karnymi. Kary mogą obejmować grzywny,
a w ekstremalnych przypadkach – odpowiedzialność zarządu biura rachunkowego.
Ważne jest, aby każda organizacja podlegająca przepisom ustawy wdrożyła
skuteczny system ochrony sygnalistów, aby uniknąć działań odwetowych i
związanych z nimi konsekwencji prawnych.
Podsumowanie
Nowe przepisy wejdą w życie 25 września 2024 roku, a przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych – 25 grudnia 2024 roku. Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada obowiązek dostosowania procedur zgłaszania naruszeń na szerokie spektrum podmiotów, zarówno publicznych, jak i prywatnych, w tym na biura rachunkowe. Firmy muszą zadbać o zgodność z nowymi wymaganiami, aby uniknąć sankcji i zapewnić skuteczną ochronę sygnalistów.
Wnioski dla biur rachunkowych
Każde biuro rachunkowe powinno sprawdzić, czy wdrożone procedury zgłaszania naruszeń spełniają wymagania ustawy o ochronie sygnalistów i ustawy AML/CFT. Dostosowanie procedur jest kluczowe dla ochrony sygnalistów i utrzymania zgodności z przepisami. Biura rachunkowe muszą zapewnić bezpieczne i poufne kanały zgłoszeń oraz odpowiednie szkolenia dla pracowników, aby system działał skutecznie.
Jak przygotować się do wdrożenia ustawy?
Biura rachunkowe i inne podmioty powinny jak najszybciej
rozpocząć prace nad dostosowaniem swoich procedur. Warto zainwestować w
szkolenia, wdrożenie skutecznych systemów informacyjnych oraz narzędzi
technologicznych wspierających przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń. Należy
również dążyć do zmiany kultury organizacyjnej, by sygnaliści czuli się
bezpiecznie, zgłaszając naruszenia.