W ostatnim czasie zapytaliśmy księgowych i przedsiębiorców korzystających z naszego programu o opinie dotyczące funkcji, które są im najbardziej przydatne. Badanie zatytułowaliśmy „Taxomatic opinie”.
Przeprowadziliśmy je na grupie kilkudziesięciu, losowo wybranych użytkowników programu. Nasz dział call center skontaktował się z niektórymi telefonicznie, a z innymi rozmawialiśmy podczas spotkań. Zależało nam na kontakcie bezpośrednim, aby przy niektórych kwestiach zadać dodatkowe pytania – ankieta mailowa wykluczyłaby taką możliwość. Badanie „Taxomatic opinie” było oczywiście anonimowe. Jeszcze raz dziękujemy wszystkim, którzy zgodzili się poświęcić nam czas. Tym razem chcemy się zająć tylko opiniami księgowych.
Zaznaczmy na początku, że część pytań dotyczyła funkcjonalności, które są niezbędne do rozwoju programu i poszerzania jego oferty. Chodzi o takie dostosowanie kolejnych rozwiązań, nad którymi pracujemy, aby były one od razu jak najbardziej przyjazne księgowym i przedsiębiorcom. Jednak badanie „Taxomatic opinie” miało także na celu sprawdzenie, które funkcjonalności są najpopularniejsze wśród użytkowników i co w nich ewentualnie poprawić.
OCR numerem jeden wśród księgowych
Badanie „Taxomatic opinie” nie pozostawiło wątpliwości – najchętniej stosowaną funkcją w programie jest skanowanie dokumentów. Wskazało na to ponad 85 procent księgowych. Jak zaznaczali księgowi pozwala ono usprawnić pracę biura i umożliwia poszerzenie grona klientów bez konieczności zwiększania zatrudnienia.
Przypomnijmy, że popularne skanowanie dokumentów to właśnie OCR – precyzyjnie mówiąc chodzi o optyczne rozpoznawanie znaków (od ang. optical character recognition). Pozwala ono uniknąć „wklepywania” dokumentów – jak to określił jeden z naszych użytkowników podczas badania „Taxomatic opinie”. Mówiąc najprościej – zamiast przepisywać do programu dane z faktury, skanujemy albo fotografujemy dokument, a plik wprowadzamy do programu. Resztę pracy wykonuje oprogramowanie, które rozpoznaje poszczególne pola i przypisuje je do odpowiednich miejsc w programie. W Taxomatic użytkownik może następnie porównać oryginał dokumentu z wartościami, jakie znalazły się w polach programu.
Przy okazji badania „Taxomatic opinie” okazało się, że większość księgowych korzysta przy skanowaniu - mimo wszystko - ze skanerów. W trakcie rozmów wyszło na jaw, że nie wszyscy użytkownicy wiedzą, że istnieje możliwość OCR sfotografowanych dokumentów. Przypomnijmy, że w programie Taxomatic istnieje możliwość odczytania faktur, których zdjęcia wykonaliśmy choćby smartfonem – nie potrzeba specjalistycznego sprzętu, ani dodatkowych środków na zakup skanera.
Koniec telefonów od klienta
Jak się okazało z badania „Taxomatic opinie” równie cenne dla księgowych są dane dotyczące obsługiwanej firmy, które są dostępne dla przedsiębiorcy niezależnie od biura rachunkowego. Chodzi na przykład o prognozę podatku i VAT. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi dzwonić do swojego księgowego (a księgowy odbierać telefonów od wszystkich obsługiwanych przedsiębiorców). Zamiast tego może się zalogować i sprawdzić jaki podatek i VAT będzie musiał zapłacić. Oczywiście w programie dostępna jest prognoza – ostateczna wartość podawana jest przez księgowego, ale i tak jak się okazało z badania „Taxomatic opinie” przedsiębiorcy chętnie korzystają z tego rozwiązania. Co ważne, a na co zwrócił nam uwagę jeden z księgowych, należy jednak „nauczyć” przedsiębiorcę korzystania z tego rozwiązania – pokazać mu, gdzie w programie znajdzie przydatne dla siebie informacje.
Tak też jest na przykład z wystawianiem faktur – księgowi zwrócili uwagę, że część przedsiębiorców, których obsługują zamieniła wykorzystywane dotychczas programy do wystawiania faktur na Taxomatic. Usprawniło to też współpracę między biurem, a klientem.
Niższe koszty – zwolniłam informatyka
To z kolei argument, który wydawał się nam dużo ważniejszy, ale w badaniu „Taxomatic opinie” znalazł się dopiero na trzecim miejscu. Chodzi o oszczędności wynikające z korzystania z programu online. Dzięki temu można uniknąć kosztów związanych z utrzymywaniem serwerów, zakupem komputerów do biura czy obsługi informatyka. Mówiąc wprost: dzięki programowi w końcu można zwolnić informatyka i nie martwić się czy przyjdzie, kiedy przyjdzie i ile to będzie kosztowało.
To oczywiście zalety programu, który jest w technologii online. Dodatkowym atutem w takiej sytuacji są automatyczne i bezpłatne aktualizacje. Podobnie jak w bankowości elektronicznej, to że do systemu wprowadzono na przykład dodatkowe opcje dowiadujemy się z komunikatu, a uruchamiając program od razu otrzymujemy aktualną wersję (bez dodatkowych instalacji).
Na wspomniane darmowe i bezpłatne aktualizacje także zwracali uwagę rozmówcy badania „Taxomatic opinie”. Wielu do końca nie wierzy, że tak rzeczywiście jest i spodziewają się, że podobnie jak w innych programach, wcześniej czy później, aktualizacje trzeba będzie instalować i za nie płacić. Zapewniamy – nic bardziej mylnego. Dzięki technologii, która została wykorzystana przy programie do księgowości Taxomatic, aktualizacje są i będą – BEZPŁATNE i AUTOMATYCZNE.
„Taxomatic opinie” – kolejne badania przed nami
Oczywiście nie sposób przedstawić wszystkich wniosków z badania „Taxomatic opinie”, tym bardziej że duża część z nich jest cenna przede wszystkim w związku ze zmianami, jakie dopiero planujemy wprowadzić, a jakie są obecnie testowane. Na pewno zachęcamy do dzielenia się z nami swoimi sugestiami. Jeśli ktoś z użytkowników ma dodatkowe spostrzeżenia i pytania to czekamy pod nr telefonu i mailem podanymi na stronie Taxomatic.pl. Badanie „Taxomatic opinie” uważamy za rozpoczęte, ale na pewno nie zakończone.