Jaki program finansowo-księgowy dla małych firm wybrać?

Od razu rozwiejemy nadzieje niektórych – nie ma jasnej i jednoznacznej odpowiedzi. Żeby wybrać księgowość dla działalności gospodarczej trzeba przeanalizować szereg czynników, albo… zdać się na zdanie naszych znajomych. Bardzo często w rozmowach między przedsiębiorcami pojawia się temat księgowości. Poprawność rozliczeń, szybkość pracy, wymagania, dostępność i chęć udzielania informacji, w końcu znajomość prawa i umiejętność doradzania… to tylko niektóre z problemów, jakie są wtedy poruszane. Każdy przedsiębiorca wie, że dobra księgowa to skarb. Jeśli któryś z naszych znajomych poleci nam swoją księgowość dla działalności gospodarczej to może rzeczywiście warto skorzystać z takiej pomocy. Jeśli nie mamy tyle szczęście musimy szukać samemu.

Ja też mogę być księgową

Oczywiście najbardziej naturalnym czynnikiem decydującym o wyborze, jeśli chodzi o księgowość dla działalności gospodarczej, wydaje się cena. To także jak najbardziej zrozumiałe, szczególnie w przypadku początkującego przedsiębiorcy.  Brakuje wtedy pieniędzy właściwie na wszystko, więc zanim przyjdą pierwsze zyski – i jeśli przyjdą w ogóle – każda złotówka ma znaczenie. Tym bardziej, że często przedsiębiorcom na początku drogi, wydaje się, że księgowość dla działalności gospodarczej to formalność – każde biuro, każda księgowa pracuje tak samo niezależnie od tego czy jest to pełna księgowość, czy KPiR… Co więcej niektórym wydaje się, że mogą się rozliczać samemu. Wystarczy, że zainstalują sobie program do wystawiania faktur, albo nawet program księgowy i one zrobią wszystko same. Wystarczy wprowadzić dane i już. Bardziej doświadczeni przedsiębiorcy pewnie właśnie się uśmiechają kiwając głową z politowaniem – wielu popełniało te same błędy na początku działalności…

Cena jest ważna, ale czy decydująca

Oczywiście taki program może być pomocny w codziennej działalności. Na przykład program do faktur – darmowy może w pełni nam wystarczyć – albo nawet bardziej skomplikowany program księgowy może być wsparciem na przykład przy wystawianiu faktur. Ale księgowość dla działalności gospodarczej jest dużo bardziej skomplikowana. Dlatego jednoznacznie zalecamy skorzystanie z pomocy księgowej albo biura rachunkowego. Wracając do ceny – oczywiście ta najniższa jest najbardziej kusząca. Ale z drugiej strony warto zastanowić się, czy przy innych wyborach dotyczących naszej firmy też kierujemy się tylko ceną. Czy wybraliśmy najtańsze biuro, najtańszą stronę internetową, najtańsze wizytówki itd. Z drugiej strony biuro możemy zmienić, stronę internetową przebudować, a wizytówki zaprojektować jeszcze raz. A tu chodzi o księgowość dla działalności gospodarczej. Źle prowadzona może sprawić, że nasza firma wpadnie w kłopoty, a nawet upadnie. Oczywiście zastrzeżmy od razu, że nie każda najtańsza oferta to gwarancja źle naliczanego podatku albo błędnie księgowanych faktur. Przestrzegamy jednak przed kierowaniem się tylko ceną. Poza tym zdarza się, że cena bazowa obsługi księgowej jest atrakcyjna, ale po czasie okazuje się, że dodatkowe usługi (które są często niezbędne) są płatne osobno.

Czy księgowa odbierze telefon?

Jednym z podstawowych zarzutów, jakie często pojawiają się przy okazji oceny biura rachunkowego jest zbyt późna informacja o podatkach. Przedsiębiorcy narzekają, że dowiadują się, ile mają do zapłaty podatku dochodowego 20. dnia miesiąca, a VAT-u – 25. dnia. Dodajmy przy okazji, że bardzo często duża w tym wina samych przedsiębiorców, którzy przynoszą dokumenty w jednej paczce, na ostatnią chwilę i od razu chcą wiedzieć jakie mają podatki. Na szczęście to akurat sytuacja, którą łatwo rozwiązać. Wystarczy dobrze skonstruowana umowa. Można w niej umieścić zapisy ważne dla księgowej i dla klienta, na przykład nakładające na przedsiębiorcę obowiązek dostarczenia dokumentów najpóźniej do 10. dnia miesiąca, a księgową zobowiązującą do wyliczenia podatku najpóźniej do 18. dnia miesiąca. Konkretne zapisy najlepiej wypracować osobiście. Natomiast większy problem stanowi dostępność księgowej. Należy pamiętać, że księgowość dla działalności gospodarczej to nie tylko obowiązek podatkowy, ale przede wszystkim bank bezcennej wiedzy. To właśnie w dokumentach księgowych zapisana jest realna kondycja naszej firmy. To między innymi na ich podstawie powinniśmy podejmować kluczowe decyzje. Ale do tego potrzebujemy księgowej, która te dane musi nam dostarczyć. Dlatego księgowość dla działalności gospodarczej ma tak wielkie znaczenie. Warto więc sprawdzić, czy księgowa, na której obsługę chcemy się zdecydować będzie dla nas dostępna. Czy - mówiąc wprost – nie pracuje od godz. 7 do 15. Czy nawet wieczorny telefon potraktuje nie jako natręctwo, ale jako prawdziwą potrzebę przedsiębiorcy (oczywiście jeśli to nie stanie się nawykiem). Księgowe mogą w tym momencie się oburzyć, ale muszą pamiętać, że to właśnie one dysponują najważniejszymi danymi firmy. Dlatego tę kwestię też najlepiej ustalić na początku działalności.

Księgowość dla działalności gospodarczej w chmurze

Ewentualnie – wybierając księgowość dla działalności gospodarczej – można skorzystać z ułatwień, jaką daje księgowość online. Chodzi o wybór takiego biura, które wykorzystuje program księgowy online, czyli mówiąc inaczej w chmurze. Księgowość online daje nam możliwość ograniczenia bezpośrednich kontaktów z biurem. Pozwala na dostęp do dokumentów firmy przez całą dobę z każdego miejsca z dostępem do Internetu. Dodatkowo księgowość online umożliwia także generowanie raportów o firmie, a także bieżący dostęp do wszystkich danych. Dzięki temu zamiast jechać, albo dzwonić do biura rachunkowego, możemy – w każdej chwili i nawet na smartfonie – uruchomić księgowość online i zdobyć niezbędne informacje. Wybierając księgowość dla działalności gospodarczej warto więc pamiętać, że w Polsce działa już księgowość online. Aby ją znaleźć należy szukać biur, które wykorzystują program księgowy działający w chmurze. Księgowa online dostępna jest zawsze.