Taxomatic umożliwia wysyłkę pliku JPK do Ministerstwa, a przypomnijmy, że ten obowiązek spoczywa na wszystkich vatowcach. To, comiesięczny rutyna nie musi być wyzwaniem, wystarczy przestrzegać kilku zasad. Sprawdźmy o czym, najczęściej zapominają przedsiębiorcy i księgowi wysyłający JPK.
Czy z JPK jest jak z hulajnogą?
Może dziwić to porównanie, ale przyznajmy – kto z nas czytał instrukcję korzystania z hulajnogi? Wsiadamy i jedziemy przed siebie. Któż by interesował się ostrzeniami i sposobem użytkowania…Przygotowując JPK musimy być bardziej skrupulatni, brak wiedzy będzie kosztował nas więcej niż uszkodzenie sprzętu. Może znacznie utrudnić prowadzenie biznesu.
Jak podpisać Jednolity Plik Kontrolny?
Jednolity plik kontrolny możemy podpisać za pomocą ePUAP lub elektronicznego podpisu kwalifikowanego. Taxomatic umożliwia oczywiście te dwie opcje. Zachęcamy, aby najpierw zapoznać się z krótkimi filmami instruktażowymi:
Zobacz film: Jak wygenerować i wysłać plik JPK za pomocą podpisu kwalifikowanego?
Zobacz wideo: Jak wygenerować i wysłać plik JPK za pomocą ePUAP?
O ile wysyłka za pomocą ePUAP jest jasna, to zdarza się, że dostajemy od Klientów informację o błędach przy wysyłce pliku za pomocą podpisu elektronicznego. W tym przypadku musimy zaopatrzyć się nie w narzędzie, które dostarcza sam Taxomatic, a w podpis należący do jednej firm rekomendowanych przez Ministerstwo Finansów. Jeśli teraz byśmy powiedzieli: „Obejdę to korzystając z ePUAP” – cóż, nie zawsze możemy tak zrobić.
W jakiej sytuacji nie możemy podpisać przez ePUAP, tylko musimy przez podpis kwalifikowany?
Danymi autoryzacyjnymi nie mogą być podpisane deklaracje, które składają pełnomocnicy.Również umów podpisywanych między przedsiębiorstwami, kontrahentami nie da się załatwić przez ePUAP. Zasada jest prosta – jeśli podpisujemy wyłącznie pisma urzędowe, wystarczy ePUAP. Jeśli prowadzimy większą firmę, spółkę prędzej czy później (a raczej prędzej) będziemy potrzebować kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Warto wyrobić sobie bezpieczny podpis elektroniczny, będzie jeszcze wiele okazji, do których można z niego skorzystać np. podczas składania ofert przetargowych czy wielu dokumentów urzędowych.
Odpowiednie oprogramowanie
Tak jak wspominaliśmy, należy korzystać wyłącznie z oprogramowanie rekomendowanego przez Ministerstwo Finansów np. certyfikatów kwalifikowanych: Cencert, KIR, PWPW/Sigillum, Certum, Eurocert. Koniecznie musimy też zainstalowaać program do podpisywania, możemy użyć dedykowanego zalecanego przez producenta lub użyć programu proCertum SmartSign lub Szafir po uprzednim skonfigurowaniu dla innego rodzaju podpisu.
Problemem może być też błędnie skonfigurowany program do podpisu elektronicznego. Aby korzystać z podpisu elektronicznego (kwalifikowanego) należy skonfigurować program do podpisywania zgodnie z zaleceniami Ministerstwa Finansów. Instrukcja dostępna jest na stronie Ministerstwa Finansów
Zapominanie o UPO
JPK już wysłane, nim na miesiąc zapomnisz o kolejnym - pobierz jeszcze Urzędowe Potwierdzenie Odbioru. Dzięki temu masz pewność, że plik został poprawnie przesłany. UPO znajdziesz w panelu Taxomatic. Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe, pamiętaj o przesłaniu UPO do swoich klientów vatowców.JPK wysłany a UPO brak? Spokojnie, czas oczekiwania na wygenerowanie statusu może trwać do 24 godzin.
Komunikaty, które oznaczają nieudaną wysyłkę JPK
Przy wysyłce do Ministerstwa Finansów mogą pojawić się różnorodne komunikaty, które sygnalizują, że popełniliśmy błąd. Zobaczmy znaczenie najpopularniejszych błędów.
- 401 - Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem XSD.
- 403 - Dokument z niepoprawnym podpisem.
- 407 - Przesłałeś duplikat dokumentu. Numer referencyjny oryginału to XXXXXXXX
- 408 - Dokument zawiera błędy uniemożliwiające jego przetworzenie.
- 409 - Dokument zawiera niewłaściwą ilość i/lub rodzaj elementów.
- 411 - Błąd podczas scalania dokumentu (dokument nieprawidłowo podzielony).
- 413 - Suma kontrolna dokumentu niezgodna z deklarowana wartością.
- 415 - Przesłany rodzaj dokumentu nie jest obsługiwany w systemie.
Pełna lista błędów z wyjaśnieniami do sprawdzenia: https://www.podatki.gov.pl/jednolity-plik-kontrolny/wysylanie-jpk-vat/co-oznaczaja-poszczegolne-komunikaty-o-bledach-przy-wysylce-jpk_vat/