Coraz częściej – przede wszystkim w Internecie - można znaleźć ofertę: księgowanie online. Często jest to tylko chwyt marketingowy, ale czasem rzeczywiście chodzi o zamianę tradycyjnej obsługi księgowej na księgowość online. Co to oznacza?
Bardzo często hasła „księgowość przez Internet”, albo „księgowa przez Internet” to tylko chwyty reklamowe, które mają być odpowiedzią na jeden z największych kłopotów, z jakimi boryka się przedsiębiorca – dojazdy do księgowej. Zamiast marnowania czasu na dowożenie dokumentów, odbierania innych, czekania na podatek itd. pojawia się księgowy online, który ma być lekarstwem na wszystko. Często to tylko pozory i ostatecznie księgowość internetowa niczym nie różni się od tradycyjnej.
Jak wygląda księgowa online?
Trudno sobie wyobrazić, że w świecie, w którym wszystko możemy zrobić za pośrednictwem smartfona, dokumenty do księgowej trzeba zawozić osobiście. Nie ruszając się z domu, a nawet z fotela, jesteśmy w stanie załatwić wszystko w banku, kupić co tylko sobie zamarzymy w każdym sklepie na świecie, zamówić jedzenie, wizytę u lekarza, załatwić wiele spraw w urzędach itd. Co więcej - od kiedy polskie prawo dopuszcza elektroniczny obieg faktur – możemy coś sprzedać, kupić, zrealizować zamówienie, albo zamówić usługę, a potem wystawić, czyli wysłać, albo odebrać fakturę mailem bez jakiegokolwiek bezpośredniego kontaktu z kontrahentem. Niestety bardzo często jest tak, że potem musimy wydrukować tę fakturę i zawieźć ją do księgowej…
I tu pojawia się hasło księgowość online. Pierwsze skojarzenie jest jasne – wszystko zrobimy w sieci, za pośrednictwem smartfona, bez wychodzenia z domu albo z biura… W końcu koniec jeżdżenia do księgowej! Niestety rzeczywistość może być dużo mniej wirtualna…
Wiele ofert, które reklamują się jako „księgowość online” dotyczy biur rachunkowych, które działają w normalny, tradycyjny sposób, ale część zadań rzeczywiście wykonują przy wykorzystaniu Internetu. Chodzi na przykład o wysyłanie informacji mailem, przesyłanie niektórych faktur (tych otrzymywanych drogą elektroniczną) przez Internet itd. Nie ma to jednak nic wspólnego z np. bankowością online, gdzie korzystając z tej formy obecności w banku otrzymujemy dokładnie taką samą ofertę, jak podczas wizyty w oddziale i kontaktu bezpośredniego z kasjerką.
Jak więc może wyglądać prawdziwa księgowość online?
Księgowość internetowa już istnieje
Na rynku pojawił się już program, gdzie w ofercie jest zarówno księgowość uproszczona online jak i pełna księgowość online. Chodzi o system, który oferuje rzeczywistą obsługę księgową w chmurze – dokładnie tak jak systemy bankowe. Dane przechowywane są online, są także zabezpieczone dokładnie tak jak konta bankowe. Dostęp możliwy jest na każdym urządzeniu, w każdym miejscu na świecie z dostęp do Internetu. Dodatkowo księgowość online umożliwia także inne ułatwienia – np. aktualizacje albo zmiany dostosowujące program do nowego prawa wprowadzane są bez udziału użytkownika. W przeciwieństwie do tradycyjnych programów, księgowość online nie wymaga instalowania oprogramowania, wsparcia informatyka albo utrzymywania serwerów. Wszystko odbywa się niejako poza księgowym – księgowanie online umożliwia skupienie się właściwie tylko na samej pracy, bez konieczności interesowania się czy program jest aktualny albo czy zainstalowane zostały nowe rozwiązania zgodne ze zmodyfikowanym prawem…
Księgowa online – więcej dla klienta
Dodatkowo księgowanie online umożliwia zaproponowanie klientowi rozszerzonej oferty. Chodzi na przykład o możliwość sprawdzania prognozy podatku, która jest tworzona na bieżąco na podstawie danych, jakie pojawiają się w programie. Warunkiem aktualności tych danych jest współpraca z klientem – jeśli dostarcza on dokumenty na bieżąco (a nie w jednej partii kilkuset dokumentów, jak ma to często miejsce dzisiaj) wówczas otrzymuje on możliwość korzystania z aktualnych danych, jakie generuje księgowość online.
Z kolei samo dostarczanie dokumentów również wygląda inaczej niż w tradycyjnej księgowości. Zamiast marnować czas na zawożenie dokumentów do biura księgowej (tak, przedsiębiorcy nazywają to wprost marnowaniem czasu), klient może skanować dokumenty – nawet telefonem komórkowym – a skany bezpośrednio przez księgowość online trafią do księgowego. Co więcej – tak zeskanowane dokumenty zostaną rozpoznane, a ich zaksięgowanie sprowadzi się do zaakceptowania pozycji przez naciśnięcie klawisza Enter.
Księgowa online dostępna całą dobę
Księgowość online umożliwia klientowi nie tylko ograniczenie kontaktów z księgową, ale przede wszystkim daje możliwość dostępu do wszystkich danych 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Wystarczy się zalogować, a księgowa internetowa będzie dla nas dostępna – wszystkie dane, prognoza podatku i analizy generowane przez program, są uaktualniane na bieżąco.
Na koniec jeszcze jedna kwestia – cena. Okazuje się, że księgowość internetowa, podobnie jak wiele innych usług online, wypada dużo korzystniej pod względem kosztów od księgowości tradycyjnej. Księgowy, który zakłada biuro rachunkowe, za księgowanie online zapłaci dużo mniej, niż gdyby chciał wykupić licencję na tradycyjny tzw. „pudełkowy” program. Dodatkowo księgowość online rozliczana jest na zasadzie abonamentu – miesięcznego albo rocznego. Opłata za program jest więc niejako rozkładana na raty. Nie bez znaczenia – biorąc pod uwagę opłaty w tradycyjnych programach – są też bezpłatne aktualizacje. W niektórych przypadkach księgowa online może na nich zaoszczędzić nawet kilkaset albo ponad tysiąc złotych rocznie.