KPiR to najpopularniejsza forma rozliczeń, bo dotyczy też najliczniejszej grupy podmiotów. Z pozoru jest też formą najłatwiejszą – rozliczanie „na książce” według wielu nie wymaga jakiejkolwiek pomocy księgowej. Wystarczy też znaleźć odpowiedni program, który nam w tym pomoże, a wpisując w wyszukiwarce „program księga przychodów i rozchodów” zostajemy wprost zasypani wynikami. Jak wybrać najlepszy program – co musi zawierać?
Książka przychodów i rozchodów – czym jest i dla kogo?
Zacznijmy od definicji. W tym przypadku już sama nazwa - księga przychodów i rozchodów – dokładnie opisuje czym jest popularna „książka”, albo KPiR-ka. Podręcznikowo, to narzędzie księgowe, służące po prostu do ewidencji przychodów i kosztów uzyskania przychodów firmy. Zgodnie z obowiązującym prawem przeznaczona jest dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, spółek cywilnych, jawnych i partnerskich. Żeby definicja była pełna, dodajmy, że na podstawie książki przychodów i rozchodów, możemy oczywiście wyliczyć dochód – podstawę opodatkowania w trakcie roku podatkowego w celu rozliczenia się z Urzędem Skarbowym.Sama książka przychodów i rozchodów uwzględnia m.in. przychody, zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych, poniesione wydatki związane z prowadzeniem działalności i koszty prac badawczo-rozwojowych – czyli wszystko, co jest związane z prowadzeniem niewielkiej firmy. Niewielkiej, bo z takiej formy rozliczania może korzystać tzw. „mały podatnik”, czyli podmiot, którego wartość przychodów netto w poprzednim roku obrotowym nie przekroczyła 1,2 mln Euro. Oczywiście dla wielu takie przychody mogą pozostawać w sferze marzeń i wydają się definiować duże przedsiębiorstwa, jednak obowiązujące prawo jasno definiuje ten próg jako dostępny dla chcących rozliczać się w oparciu o Książkę Przychodów i Rozchodów. Dodajmy, że prawo równie jednoznacznie definiuje możliwość utraty rozliczania się w oparciu o KPiR. Jeśli firma przekroczy wspomniany próg – czyli w poprzednim roku obrotowym jej przychód netto będzie większy niż 1,2 mln Euro – straci status tzw. „małego podatnika”, a co za tym idzie nie będzie mogła rozliczać się w oparciu o KPiR, ale będzie musiała przejść na inną formę rozliczania, czyli pełną księgowość.
Czy księga przychodów i rozchodów jest trudna?
Oczywiście podstawą rozliczeń jest ich poprawność. W idealnej sytuacji powinien nad nimi czuwać księgowy albo biuro rachunkowe. Jednak dla wielu przedsiębiorców, szczególnie na początku drogi, czyli wtedy kiedy liczy się każda złotówka, dużą pokusą jest samodzielne rozliczanie się. Tym bardziej, że możliwości takie dają obecne na rynku programy do KPiR. Wiele z nich zapewnia poprawną obsługę księgową przy minimalnym zaangażowaniu ze strony przedsiębiorcy. Warto jednak pamiętać o jednym. Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów rzeczywiście nie jest bardzo skomplikowana, jednak jej prowadzenie wymaga określonych umiejętności i wiedzy księgowej. Niestety problemem jest także zmieniające się prawo. Co roku Ministerstwo Finansów wprowadza kilkanaście, a czasem nawet kilkadziesiąt poprawek w różnych ustawach. Wszystkie one muszą być ujęte w rozliczeniach… Księga przychodów i rozchodów musi być prowadzona poprawnie. W przeciwnym razie firmę czekają poważne konsekwencje – kary mogą być wysokie, a w skrajnych sytuacjach mogą stanowić o być albo nie być całej firmy.
Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów dla księgowego
Dlatego lepszym rozwiązaniem wydaje się powierzenie rozliczeń księgowemu albo biuru rachunkowemu. Dzięki temu nie musimy poświęcać czasu na przykład na śledzenie zmian w prawie. Poza tym nie musimy również przejmować się poprawnością rozliczeń – jednym słowem, mamy więcej czasu na to, co powinno być najważniejsze, czyli na rozwój firmy. Jeśli jednak uznamy, że księga przychodów i rozchodów nie jest dla nas dużym obciążeniem, a do tego mamy tylko kilka dokumentów w miesiącu, to możemy spróbować rozliczać się samemu. Warto jednak wtedy skorzystać z nowych technologii.Jaki program do KPiR?
Dzisiaj praktycznie nie spotyka się już, żeby Książka Przychodów i Rozchodów była prowadzona „ręcznie”, czyli w oparciu o tradycyjne dokumenty i wypełniana długopisem. Biura rachunkowe działają w oparciu o programy do księgowości. Na rynku jest bardzo wiele różnych programów do KPiR. Jeśli wpiszemy w wyszukiwarkę hasło: „książka przychodów i rozchodów program”, otrzymamy tysiące wyników. Warto właściwie wybrać odpowiedni dla siebie program do księgowania, a nie kierować się np. tylko najniższą ceną. Nawet jeśli jesteśmy początkującymi przedsiębiorcami to nie bójmy się programów dedykowanych dla zawodowych księgowych. Programy do księgowości dla biur rachunkowych mogą odstraszać wielością dodatkowych funkcji, ale najczęściej oferują także uproszczone wersje np. tylko „wystawianie faktur”, albo właśnie program dedykowany KPiR.
Kryteria programu księgowego
Jeśli chodzi o podstawowe kryterium to oczywiście jest to zgodność z obowiązującymi przepisami. Program, w którym rozliczana będzie Książka Przychodów i Rozchodów musi bezwarunkowo spełniać podstawowe założenia, które definiuje prawo. Chodzi m.in. o konkretne dane, takie jak data wydatku lub przychodu, numer faktury bądź innego dowodu zakupu, dane kontrahentów, rodzaj transakcji itp. Musimy być też pewni, że program do Książki Przychodów i Rozchodów jest aktualny wobec zmian w prawie, które co jakiś czas są wprowadzane. Dlatego warto szukać najnowszych programów – te sprzed lat mogą nie być aktualne, albo na dzień dobry mogą wymagać od nas aktualizacji. I tu możemy wpaść w finansową pułapkę.Przed wyborem programu do Książki Przychodów i Rozchodów warto sprawdzić – dla naszego komfortu i bezpieczeństwa - czy aktualizacje są bezpłatne. Na rynku są firmy, które proponują programy do księgowości za darmo, ale w rzeczywistości, po rozpoczęciu pracy, okazuje się, że mają wiele ukrytych kosztów. Wśród nich „najpopularniejsze” i najczęściej stosowane są właśnie płatne aktualizacje – z dodatkowych funkcji nie musimy korzystać, a co za tym idzie nie musimy ich kupować, ale aktualizacje są niezbędne więc jesteśmy skazani na dodatkowe opłaty. W wielu przypadkach mowa o na prawdę znacznych sumach, które trzeba ponosić cyklicznie, co najmniej raz w roku.
Zadbaj o bezpieczeństwo danych
Jednym z ważnych argumentów, na które należy zwrócić uwagę musi być bezpieczeństwo danych naszej firmy. Chodzi o dane, które opisują naszą działalność, definiują rozwój firmy, pokazują w jakiej kondycji jest nasze przedsiębiorstwo itd. Nie trzeba więc przekonywać jak ważne są to informacje i jak niebezpieczne może być ich utracenie. Wyobraźmy sobie, że z dnia na dzień tracimy bazę naszych kontrahentów, historię ich zakupów, rabaty, ostatnie zamówienia etc. Nie wspominając już o utracie danych księgowych, których przechowywanie i dostępność dla urzędników reguluje prawo, a których brak może skończyć się dla nas nie tylko kłopotliwą wizytą w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, albo Urzędzie Skarbowym i tłumaczeniem, że to nie celowe działanie, a my nie jesteśmy oszustami.Za brak danych czekają nas kary, a ich wysokość może być nie tylko dotkliwa, ale wręcz niebezpieczna dla naszej firmy. Urzędy centralne od jakiegoś czasu same wskazują sposób, który jest najbardziej bezpieczny dla naszych danych. Chodzi o popularny system, który świetnie sprawdza się w bankowości i jest przez Polaków powszechnie wykorzystywany. Mowa o przeniesieniu danych do rzeczywistości online, czyli do chmury. Brzmi skomplikowanie i od razu nasuwa skojarzenia z cyberprzestępczością. W rzeczywistości w ten sposób od długiego czasu działają wspomniane banki. To dzięki temu rozwiązaniu możemy wykonywać przelewy nie tylko z domowego komputera, ale nawet smartfonem – zachowując oczywiście najwyższy stopień bezpieczeństwa. Niebawem dane księgowe też zostaną tak zabezpieczone i to nie dlatego, że jest to najlepszy możliwy system, ale przede wszystkim w związku z politycznymi decyzjami o cyfryzacji tego obszaru działalności państwa. Na rynku pojawił się już program do księgowości dla biur rachunkowych (także zawierający część do wystawiania faktur, a także program Książka Przychodów i Rozchodów), który jest zabezpieczony w ten właśnie sposób.
Podsumowanie i wybór programu
No dobrze, ale wróćmy do najważniejszego pytania – który program wybrać? Znowu wpisujemy w wyszukiwarce hasło: Księga Przychodów i Rozchodów program. I znowu zostajemy zasypani tysiącami wyników... Wybór to niestety Państwa indywidualna sprawa, ale najważniejsze kryteria to – przypomnijmy:- zgodność z przepisami
- brak ukrytych kosztów (pamiętajmy o płatnych aktualizacjach!)
- bezpieczeństwo danych
Program Taxomatic pozwala on na obsługę na każdym urządzeniu z dostępem do Internetu – na komputerze, laptopie, tablecie, a nawet smartfonie. Do tego wszystkie aktualizacje wprowadzane są automatycznie (tak jak w bankowości internetowej) - dzięki temu nie musimy martwić się zmianami w prawie. Poza tym, rozwiązanie to pozwala w każdej chwili zaprosić do obsługi księgowego – jeśli na przykład firma się rozrośnie. W programie Taxomatic wystarczy po prostu wysłać odpowiedni dostęp i z dnia na dzień nasze rozliczenia przejmuje księgowy albo biuro rachunkowe. Dzięki nowym technologiom, dzięki programowi Taxomatic, Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów staje się naprawdę prosta.