Zdarza się, że przedsiębiorca, który nie otrzymał zapłaty za wykonaną pracę pyta księgową: czy faktura już się nie przedawniła. W rzeczywistości sama faktura nie może się przedawnić. Nie oznacza to jednak, że za kilka, kilkanaście lat będziemy mogli skutecznie domagać się za nią zapłaty. Kluczowe w tym przypadku jest tzw. roszczenie. Ono bowiem może się przedawnić.
Zacznijmy od podstawowych definicji. Faktura to dokument, który potwierdza transakcję, umowę. Zawiera szczegółowe dane na ich temat, a jej obowiązkowe elementy są dokładnie opisane. Jednak wśród nich nie ma jakiejkolwiek daty ważności faktury. Jest za to data m.in. wystawienia i data płatności. Ta z kolei nie jest definiowana, a może wynikać na przykład z ustaleń między kontrahentami. Najpopularniejsze są terminy dwutygodniowe, ale wystawiając fakturę możemy wybrać również inne daty. Faktura jest też podstawą na przykład do zwrotu VAT, ale też zapłaty za towar lub usługę. To na jej podstawie możemy domagać się od naszego kontrahenta pieniędzy – oczywiście w terminie wskazanym na fakturze. I właśnie to żądanie, czyli roszczenie, może się przedawnić. A kiedy faktury VAT ulegają przedawnieniu? Same faktury – nigdy. Ale oczywiście zwrot ten funkcjonuje w języku potocznym i jest traktowany jako tożsamy z roszczeniem.
Przedawnione faktury
Walka o zapłatę za fakturę w terminie to niestety codzienność wielu przedsiębiorców. To jedna z najgorszych stron prowadzenia własnej działalności. Niestety wykonanie usługi albo dostarczenie towaru nie jest jednoznaczne z otrzymaniem zapłaty. Zdarza się, że oczekiwanie na należne pieniądze trwa na tyle długo, że firma może nawet stanąć na granicy upadku. Jeśli pracujemy dla jednego kontrahenta, ten nagle przestaje płacić, a nie udaje się znaleźć innego, to może się okazać, że po kilku miesiącach będziemy musieli zastanowić się nad sensem dalszego prowadzenia firmy. To oczywiście jeden z minusów, który może być decydujący przy rozważaniu propozycji zmiany etatu na jednoosobową działalność gospodarczą.
Warto przy okazji wspomnieć, że wielu przedsiębiorców płaci faktury z opóźnieniem nie ze względu na złą wolę ale po prostu zapominając o terminach. Oczywiście modelowa sytuacja to taka, w której księgowa przypomina, że na przykład do jutra trzeba zapłacić za daną fakturę, bo mija wskazany na niej termin. Jednak jeśli przedsiębiorca korzysta z zewnętrznego biura rachunkowego, a takie sytuacje są coraz popularniejsze, kontakt z księgową jest na pewno rzadszy. Poza tym, jeśli biuro obsługuje kilkadziesiąt firm, a każda wystawia kilkadziesiąt faktur, to trudno wymagać, aby księgowe pilnowały wszystkich wskazanych w nich terminów.
Automatyczna windykacja – ustawianie powiadomień
Na szczęście przedsiębiorca nie musi dokładnie pamiętać, kiedy faktury VAT ulegają przedawnieniu – mówiąc precyzyjnie chodzi o terminy płatności, ale pozostańmy już przy tym potocznym sformułowaniu. Pomocne w tym przypadku mogą być nowoczesne programy do księgowości. Posiadają one m.in. rozwiązania tzw. automatycznej windykacji. Nie chodzi tu jednak o windykację, jaka od razu może nam się kojarzyć na przykład z działaniami komorniczymi. Przedsiębiorca wystawiając fakturę może po prostu ustawić powiadomienia, które będą wysyłane do kontrahenta. Co więcej – może sam je sformułować przypominając o upływającym terminie, ewentualnie bardziej lub mniej delikatnie nalegać na zapłacenie przeterminowanego zobowiązania. Taka windykacja może być traktowana bardziej jako przypominanie, niż jako dochodzenie swoich praw. To szczególnie popularne rozwiązanie widoczne w naszym programie do faktur online.
Co zrobić kiedy faktury VAT ulegają przedawnieniu
