Programy do skanowania faktur zmieniły rynek księgowy w Polsce. Dzisiaj przedsiębiorca i księgowy mogą wybierać spośród kilkunastu programów. Postanowiliśmy przetestować kilka z nich.
Programy do skanowania faktur właśnie mają swoje pięć minut.
Wiele biur rachunkowych nie wyobraża sobie bez nich funkcjonowania. Dzięki nim przedsiębiorca nie musi zawozić do księgowej dokumentów, a księgowa nie jest uzależniona od przedsiębiorcy – do tej pory musiała czekać z pracą na faktury, które przedsiębiorca często dostarcza raz, dwa razy w miesiącu w dużych paczkach. Do tego dochodzą jeszcze dokumenty przywożone na ostatnią chwilę albo w fatalnym stanie...
Skanowanie dokumentów i faktur OCR
Dzięki programom do skanowania faktur dokumenty mogą być dostarczane systematycznie. Wystarczy, że przedsiębiorca zeskanuje je albo – na co pozwalają niektóre programy – zrobi im zdjęcie smartfonem. Program do wystawiania faktur zrobi resztę – rozpozna pola na fakturze i przygotuje dane do dalszej pracy. Co więcej – takie dane mogą być automatycznie wprowadzane do programów księgowych, co sprowadza tę część pracy księgowej do akceptacji zeskanowanej faktury, ewentualnie odpowiedniego jej przekierowania (do kosztów albo wydatków).
Skanowanie OCR - rozpoznawanie tekstu
Problemy pojawiają się dopiero, gdy program do skanowania faktur nie rozpozna danych lub zrobi to niewłaściwie. Wówczas trzeba i tak uzupełniać odpowiednie pola ręcznie. Dlatego postanowiliśmy sprawdzić kilka programów pod względem jakości odczytywania danych.
Wybraliśmy programy SaldeoSMART, Scanye, Skanujfakture.pl oraz Skanuj.to.
Test programów OCR do skanowania faktur
Wzięliśmy pod uwagę sześć faktur – trzy zeskanowane i trzy sfotografowane smartfonem. Zacznijmy od dokumentu wydrukowanego na drukarce igłowej – wydruk jest niewyraźny, a sam dokument wygląda jak wyblakły.
Skanujfakture.pl
Skanujfakture.pl w błędny sposób odczytał sprzedawcę – w rzeczywistości w tym polu umieścił dane nabywcy, a z kolei miejsca, gdzie powinny być informacje o nabywcy pozostawił puste. Program nie rozpoznał także pozycji – na fakturze były dwie. Poprawnie z kolei odczytał sumę „Razem” i stawki VAT.
SaldeoSMART i Scanye
SaldeoSMART i Scanye rozpoznały wszystkie pola, ale nie wyodrębniły wspomnianych pozycji. Warto jednak dodać, że w przypadku SaldeoSMART rozpoznawanie pozycji jest możliwe ale jako dodatkowa usługa.” Z kolei Skanuj.to rozpoznało wszystkie pola, łącznie z pozycjami.
Nietypowy rozmieszczenie pól na fakturze
Kolejną fakturę wybraliśmy ze względu na nietypowy podział pól – w tym przypadku poszczególne dane oddzielone są od siebie liniami utworzonymi ze znaków „-” i „|”. Programy Skanujfakture.pl i SaldeoSMART rozpoznały fakturę bezbłędnie. Z kolei Skanuj.to błędnie odczytał datę wystawienia dokumentu i termin płatności. Scanye również miało problem z datą, ale już tylko z terminem płatności.
Jak programy OCR radzą sobie, gdy dokument ma 2 strony?
Trzecią fakturę wybraliśmy, aby sprawdzić, jak programy poradzą sobie z dwustronicowym dokumentem, który ma kilkadziesiąt pozycji – w sumie 65 – do tego na różne stawki VAT (5, 8 i 23%).
SaldeoSMART rozpoznał poprawnie wszystkie wartości poszczególnych stawek VAT. Skanuj.to dodatkowo odczytało wszystkie poszczególne pozycje. Scanye miało problem tylko z numerem konta – nie został rozpoznany. Z kolei Skanujfakture.pl odczytało sumę „Razem”, ale niestety nie poradziło sobie z danymi dotyczącymi stawek VAT – zamiast odczytać je z podsumowania tabeli, pobrało stawki spośród niektórych pozycji faktury. Jednocześnie faktura została opatrzona komunikatem „do weryfikacji”, a dodatkowo dokument zawierał nagłówek „Suma poszczególnych stawek jest różna od wartości brutto w podsumowaniu!”.
Czy wystarczy aparat w smartfonie, zamiast skanera?
Kolejne faktury, jakie przygotowaliśmy do testu sfotografowaliśmy smartfonem. Nie korzystaliśmy z aplikacji do skanowania ale ze zwykłego aparatu. Zdjęcia robiliśmy w biurze, przy dziennym świetle ale bez specjalnego doświetlenia. Nie korzystaliśmy także ze specjalnych ustawień aparatu.
Na początek sfotografowaliśmy fakturę wydrukowaną tym razem na nowoczesnej drukarce biurowej. Dodatkowo przygotowaliśmy dokument z zerową stawką VAT. SaldeoSMART, skanuj.to i Scanye nie miały problemów z tym dokumentem.
Skanujfakture.pl z kolei nie rozpoznało stawki VAT, wartości brutto, netto i sum. Poprawnie z kolei odczytało kwotę do zapłaty.
OCR faktur – ranking
Kolejne faktury dotyczyły zakupu paliwa – zostały wystawione przez stacje należące do znanych koncernów paliwowych. Pierwsza z nich została zachowana w niemal idealnym stanie. Scanye, SaldeoSMART i Skanujfakture.pl rozpoznały fakturę bezbłędnie.
Skanuj.to miało problem z datą wystawienia – cyfrę 8 odczytał jako szóstkę, przez co pomylone zostały miesiące. Niestety program źle odczytał także VAT – zamiast 23 - 5%. Błędy pojawiły się także w stawce netto. Z kolei suma brutto pozostała poprawna.
Druga faktura za paliwo (ze stacji innego koncernu) została przed sfotografowaniem nieco pognieciona… Skanujfakture.pl było bezbłędne.
SaldeoSMART i Scanye nie rozpoznały daty wystawienia dokumentu. Skanuj.to odczytało cenę za litr jako dodatkową pozycję z zerowym VAT-em, przez co błędy pojawiły się także w podsumowaniu. Niezgodna z fakturą okazała się suma netto i brutto.
Jak się okazało nie ma jednoznacznego zwycięzcy naszego testu – za taki uznalibyśmy program, który poprawnie odczytałby wszystkie faktury. Nie ma też jednoznacznego przegranego – nie możemy bowiem wskazać, że na przykład jednemu z programów problemy sprawiły wszystkie faktury. Na pewno na pozytywną ocenę zasługuje SaldeoSMART, przy którym księgowy miałby najmniej poprawek. Jednak każdy z testowanych programów na pewno usprawni pracę w biurze rachunkowym.
Przeczytaj również: Jak wybrać darmowy program do wystawiania faktur online z/bez VAT?
