Wynajem biura, koszty pracowników, opłaty za program i media – wydatki niezbędne do codziennego funkcjonowania biura stale rosną. Z drugiej strony podwyżka opłat dla przedsiębiorcy może skutkować zerwaniem umowy. Wyjściem jest szukanie oszczędności.
Bardzo często na różnego rodzaju konferencjach, albo forach internetowych można dowiedzieć się, że wybierając biuro księgowe przedsiębiorca zwraca szczególną uwagę na kompetencje. W rzeczywistości chyba nikt nie ma złudzeń, że dla zdecydowanej większości właścicieli firm liczy się cennik biura księgowego. To właśnie pytanie o ceny usług księgowych jest pierwszym, które pada podczas rozmowy z właścicielem biura rachunkowego.
Ceny usług księgowych – od czego zależą?
Po uwolnieniu zawodu księgowego jasne było, że ceny usług księgowych będą kształtowane przez rynek. Ten z kolei związany był i jest z możliwościami finansowymi przedsiębiorców i liczbą oferowanych usług w danym miejscu. Co za tym idzie - ceny usług księgowych w Polsce zależą przede wszystkim od miejsca, gdzie te usługi są proponowane. W dużych miastach opłaty za rozliczanie podobnych firm (o podobnej liczbie dokumentów) mogą być nawet kilka razy większe od tych obowiązujących w małych ośrodkach. Oczywiście wielcy gracze przekonują, że ich usługi prowadzone są na kompletnie innym poziomie i nie sprowadzają się tylko do księgowania dokumentów, ale także do opieki nad klientem – chodzi np. o doradztwo podatkowe - stąd też ich cennik biura księgowego jest zdecydowanie inny. W rzeczywistości wszystkie usługi dodatkowe są najczęściej osobno wyceniane (także wg cenników, które różnią się w zależności od miejsca, gdzie dane biuro działa).
Popatrzmy w takim razie na sytuację biur działających na jednym obszarze, na przykład na terenie niewielkiego miasta.
Decyduje cennik biura księgowego
Czy biuro rachunkowe powinno starać się być konkurencyjne pod względem cen usług księgowych? Może wystarczy dobra renoma, profesjonalizm oferowanych usług i grono stałych klientów, które gwarantuje minimalny choćby zysk? Patrząc na inne branże i moment, w którym jesteśmy (coraz tańszy i łatwiejszy dostęp do usług w Internecie) wydaje się, że cennik biura księgowego już jest jednym z najważniejszych czynników decydujących o wyborze danego biura.
Z punktu widzenia przedsiębiorcy, im większa konkurencja na danym rynku usług księgowych tym lepiej, tym ceny usług księgowych będą niższe. Cokolwiek byśmy o tym sądzili, właściciel firmy traktuje księgowość jako konieczność – niestety nie zawsze przyjemną. Chodzi wszak o podatki, czyli pieniądze które musi oddać, a do tego wymaga od niego skrupulatności, punktualności i zaangażowania w dostarczaniu dokumentów itd. Możemy się z tym nie zgadzać, ale dla przedsiębiorcy czas poświęcony księgowej to czas niepoświęcony na robienie interesów, a więc na rozwój firmy… Dla wielu przedsiębiorców każda księgowa potrafi wyliczyć podatek – przecież to w końcu matematyka – więc po co mam przepłacać wybierając droższą. Decydujący jest cennik usług księgowych.
Nie zmienię ceny usług księgowych!
Z kolei biorąc pod uwagę sytuację biur rachunkowych, ich wzrastająca na rynku liczba sprawia, że muszą stawać się jeszcze bardziej konkurencyjne. Oczywiście istnieje gdzieś cena minimalna – rozsądna granica, poniżej której nie opłaca się po prostu prowadzić działalności gospodarczej. Z drugiej strony najtańsze biura rachunkowe mają również swój limit firm, które mogą rozliczyć. Można więc stać na stanowisku, że nawet jeśli teraz ceny usług księgowych, które proponuję są zbyt wysokie to za chwilę, najtańsze biura rachunkowe nie będą mogły już przyjmować nowych klientów, więc ci i tak przyjdą do mnie. Pozostaje oczywiście pytanie, czy uda mi się przetrwać okres, w którym większość firm z rynku będzie wybierało te biura, które oferują lepsze ceny usług księgowych. Ktoś chce zaryzykować?
Co wpływa na cennik usług księgowych
Może jednak lepiej poszukać oszczędności, tym bardziej, że są obszary, w których o takie wcale nie jest trudno.
Zacznijmy od samego biura. Oczywiście wydaje się, że jest niezbędne, a do tego powinno być w jak najlepszym, reprezentacyjnym miejscu. Warto jednak zastanowić się czy jest ono naprawdę potrzebne. Ilu klientów dziennie przyjmujemy w biurze? Czy ich wizyty są rzeczywiście konieczne? Czy czas, który im poświęcamy jest właściwie spożytkowany – czy załatwiamy ich sprawy, wyjaśniamy wątpliwości itd.? Czy może jednak czekamy aż wyjdą, żeby w końcu „popracować”?
Z drugiej strony, w naszej codzienności funkcjonuje przyzwyczajenie do „wychodzenia do pracy”. Jak ktoś nie „idzie” do pracy, to znaczy, że nie pracuje…
Czy jedna naprawdę potrzebuję siedziby? Czy dostęp do komputera we własnym mieszkaniu nie wystarczy? Niektórym nie - ale czy mi chodzi o zarabianie pieniędzy, czy o spędzanie czasu w biurze? Jeśli ktoś ma wątpliwości czy powyższe pytania mają jakikolwiek sens niech spojrzy na coraz bardziej rozwijający się rynek ogólnopolskich biur, które opierają swoją działalność na „dodatkowej” pracy księgowych. Zatrudniają one tych, którzy pracują w większych firmach lub biurach rachunkowych, a po pracy, w domu dorabiają sobie rozliczając kilka, czasem nawet kilkanaście firm. Nikt z nich nawet nie myśli o własnym dodatkowym biurze. Czyli można…
Pracownicy decydują o cenach usług księgowych
Ktoś może jednak powiedzieć – a gdzie mam posadzić pracowników? Też w moim domu, ale przy stole w kuchni albo salonie?
Tu rzeczywiście pojawia się problem, a właściwie dwa problemy. Chodzi o dostęp do oprogramowania i nadzór nad pracownikami.
W działających dziś biurach rachunkowych najczęściej można spotkać tradycyjne programy księgowe, które są zainstalowane na serwerach, albo komputerach stacjonarnych w siedzibach tych biur. To z kolei wymusza korzystanie z nich w oparciu o wewnętrzną, zamkniętą sieć. Jednak na rynku jest już program zarówno do KPiR, jak i pełnej księgowości, który działa online, czyli w chmurze. Oznacza to, że jest on dostępny (ale też zabezpieczony) tak samo jak nasze konta w bankach. Niezależnie od tego gdzie jesteśmy i z jakiego urządzenia korzystamy, wystarczy nam dostęp do Internetu aby w pełni korzystać z możliwości programu.
Ktoś powie w tym miejscu – w biurze mam kontrolę nad moimi pracownikami, a jak mam ich weryfikować w domach? Tu też z pomocą przychodzi nowoczesny program do księgowości. Posiada on specjalny moduł do obsługi biur rachunkowych. Dzięki niemu właściciel biura może sprawdzać np. ile dokładnie dokumentów zaksięgował każdy z pracowników.
Niższe koszty to niższe ceny usług księgowych
Dodatkowo program ten posiada moduł do skanowania faktur, a większość procesów księgowych odbywa się automatycznie. To z kolei pozwala zatrudnić tańszych – niewykwalifikowanych – pracowników, np. tylko do wprowadzania faktur pozostawiając księgowym nadzór nad bardziej skomplikowanymi procesami.
Poza tym program działający online nie wymaga utrzymywania serwerów, zatrudniania informatyka, czy dodatkowych opłat przy aktualizacjach – to wszystko może obniżyć koszty działalności biura i oczywiście wpłynąć na cennik biura księgowego.