Od 1 października 2018 roku obowiązują nowe zasady sporządzania sprawozdania finansowego. Oznacza to, że sprawozdania za rok 2018 muszą mieć nową formę – chodzi o tzw. e-sprawozdanie finansowe – inne nie będą honorowane.
E-sprawozdanie finansowe musi być podpisane
Dokument ten, czyli e-sprawozdanie finansowe, muszą sporządzać wszystkie jednostki (taką terminologię stosuje ustawa o rachunkowości), które prowadzą pełną księgowość. E-sprawozdanie finansowe musi być odpowiednio podpisane – chodzi o kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis zaufany, który nazywany jest także „podpisem przez ePUAP”.
Kto podpisuje sprawozdanie finansowe?
E-sprawozdanie finansowe musi podpisać osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (chodzi oczywiście o księgową), a także kierownik jednostki - to oczywiście cały czas terminologia ustawy o rachunkowości, która oznacza cały zarząd. Warto wspomnieć, że w przypadku e-sprawozdania finansowego nie ma możliwości, aby pozostali członkowie zarządu upoważnili jednego z nich, na przykład prezesa, do podpisania sprawozdania. Pod dokumentem, żeby spełniał wymogi ustawy, muszą się znaleźć podpisy wszystkich członków zarządu.
Tylko e-sprawozdanie finansowe
Zgodnie z nowymi regulacjami od 1 października 2018 roku honorowane jest tylko sprawozdanie w postaci elektronicznej, czyli wspomniane już e-sprawozdanie finansowe. Jakikolwiek wydruk w postaci papierowej, nawet jeśli jest to wydruk e-sprawozdania, będzie przez urząd traktowany tylko jako kopia sprawozdania finansowego. Co więcej, jeśli jednostka złożyła już sprawozdanie w formie papierowej (czyli złożyła je przed 1 października 2018 roku), a teraz musi dokonać korekty, to będzie to już e-sprawozdanie finansowe. Mówiąc najprościej zasada jest jedna – każde sprawozdanie złożone po 1 października 2018 roku musi być w postaci elektronicznej.
W jakim formacie zapisać sprawozdanie finansowe?
Wspomnieliśmy już, że e-sprawozdanie finansowe musi być podpisane w odpowiedni sposób, ale dodatkowo musi ono być zapisane w odpowiednim formacie. Te z kolei reguluje inna ustawa, która dokładnie określa dopuszczalne typy plików, jakie spełniają akceptowany wymóg postaci elektronicznej. Polskie prawo dopuszcza następujące formaty: XAdES, PAdES, CAdES, XMLsig, xml, txt, rtf, pdf, xps, odt, ods, odp, doc, docx, xls, xlsx, csv, jpg.tif, gif. Jednak dokładny format pliku w przypadku e-sprawozdania określają także inne czynniki. Na przykład podmiot, czy jak mówi ustawa o rachunkowości jednostka, która nie jest wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS (np. stowarzyszenie, fundacja, związek zawodowy, ochotnicza straż pożarna, koło gospodyń wiejskich, klub sportowy) sporządza e-sprawozdanie finansowe w postaci nieustrukturyzowanej. Chodzi w tym przypadku nie o narzucony format pliku, ale taki który wybierze jednostka (może to być plik tekstowy, graficzny lub mieszany). Pozostałe jednostki muszą przygotować sprawozdanie w formacie xml. Oczywiście jeśli chodzi o zasady podpisu, te pozostają bez zmian.
Gdzie trafia e-sprawozdanie finansowe?
Zacznijmy od podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Te jednostki nie muszą składać sprawozdań do urzędu skarbowego. To z kolei nie znaczy, że ich e-sprawozdanie finansowe nie będzie w ogóle weryfikowane. W tym przypadku należy przekazać dokument za pośrednictwem systemu Krajowego Rejestru Sądowego. Dzięki temu podpisane e-sprawozdanie trafi do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych, co w konsekwencji spowoduje dotarcie dokumentu do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Czy fundacje i stowarzyszenia muszą wysyłać sprawozdanie?
nna sytuacja jest w przypadku podmiotów niewpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, które są podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych. Chodzi na przykład o fundacje albo stowarzyszenia. W tym przypadku podmiot także sporządza e-sprawozdanie finansowe i składa do właściwego urzędu skarbowego, a dokładniej - adresatem musi być naczelnik US. W tym przypadku e-sprawozdanie finansowe nie jest kierowane do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Jeśli zaś chodzi o samo złożenie e-sprawozdania to można albo wysłać je mailem na elektroniczną skrzynkę podawczą danego urzędu albo donieść do urzędu na nośniku danych.
A jeśli płacę podatek dochodowy od osób fizycznych?
Z kolei podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy muszą sporządzać sprawozdania finansowe mogą je przekazać do Szefa KAS za pośrednictwem aplikacji e-Sprawozdanie Finansowe dostępnej na stronie Ministerstwa Finansów.
MF przygotuje aplikację do e-sprawozdań finansowych
Przy okazji zmiany przepisów Ministerstwo Finansów przygotowało specjalną aplikację dedykowaną dla wszystkich, którzy muszą sporządzić e-sprawozdanie finansowe. Jest to bezpłatne narzędzie, które jest oczywiście zgodne ze wszystkimi nowymi regulacjami. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że aplikacja jest przeznaczona tylko do sporządzenia e-sprawozdania finansowego. Wysyłka odbywa się w oparciu o opisane już sposoby. Aplikacja ani żadne inne oprogramowanie dostępne na stronie MF nie pozwalają także na przekonwertowanie np. pliku tekstowego, albo kalkulacyjnego do formatu xml. Natomiast aplikacja Ministerstwa Finansów posiada możliwość wizualizacji pliku xml do formatu pdf, a ten z kolei można zapisać albo wydrukować.
E-sprawozdanie finansowe – do kiedy złożyć?
Regulacje mówią jasno – kierownik jednostki (przypominamy, że terminologia ustawy ma tu na myśli cały zarząd) ma złożyć, a precyzyjnie zapewnić złożenie sprawozdania nie później niż 3 miesiące od dnia bilansowego. Oczywiście może pojawić się pytanie, która data jest decydująca, skoro osoby zobligowane do podpisu sprawozdania uczynią to w różnych terminach. Okazuje się, że decydujący jest podpis księgowej, czyli jak mówi ustawa: osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Jeśli więc księgowa podpisze sprawozdanie na przykład 20 marca, wiceprezes 22 marca, a prezes 25 marca, to zgodnie z prawem sprawozdanie finansowe spółki zostanie, a właściwie zostało złożone 20 marca. Na koniec dodajmy, że bezpłatna aplikacja do sporządzania e-sprawozdania finansowego dostępna jest na stronie Ministerstwa Finansów pod linkiem: https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/aplikacje-do-pobrania.