Wszystko zależy od tego, jak bardzo właściciel takiej firmy chce się zaangażować w prowadzenie osobistej księgowości. To poważne wyzwanie – na początku działalności, albo w przypadku niewielkiej firmy, dotyczy może nie bardzo skomplikowanych rozliczeń, ale jednak wymaga od biznesmena pewnych umiejętności, a do tego angażuje dość dużo czasu.
Do tego dochodzi stres związany z poprawnością rachunków – błędy mogą być bardzo kosztowne, a w skrajnych sytuacjach mogą decydować nawet o istnieniu firmy. Dlatego czasem lepiej znaleźć darmowy program do faktur, który jednocześnie będzie wyposażony w podstawowe funkcje księgowe.
Program do faktur – tylko do faktur
To najprostsza i najczęstsza wersja – nieskomplikowany darmowy program do faktur, który nie oferuje nic poza szablonami do wystawiania dokumentów. Dzięki niemu nie musimy się martwić, czy wypełniliśmy wszystkie pola i podaliśmy niezbędne dane, a także nie musimy się znać np. na obliczeniu podatku przy danej transakcji. Taki program do faktur działa najczęściej na zasadzie pustego, aktywnego szablonu, który wypełniamy w intuicyjny sposób. Podając kolejne informacje program do faktur prowadzi nas przez następujące po sobie rubryki, które są niezbędne do tego, aby dokument był ważny. Bardzo często taki program do faktur zawiera również blokadę – jeśli wszystkie wymagane pola nie będą wypełnione nie będziemy mogli zakończyć edycji i np. wydrukować, albo wysłać takiej faktury.
Standardem jest, że tego typu darmowy program do faktur podpowiada nam także jaką wysokość podatku wybrać, w zależności od rodzaju usługi, którą świadczymy, albo towaru, który sprzedajemy. Oczywiście program do faktur sam nalicza także wartość podatku i wartość brutto, jeśli podamy kwotę netto.
Jeśli nie chcemy instalować programu, albo aplikacji możemy skorzystać z dużo bardziej uproszczonej formy – wystarczy wybrać jeden ze wzorów faktury, jakie powszechnie są dostępne w Internecie. To najczęściej dokumenty dostępne w edytowalnej wersji programów tekstowych. Musimy jednak pamiętać, że w przypadku takiego dokumentu nie mamy dostępu do funkcji jakie oferuje nawet darmowy program do faktur. Chodzi np. o automatyczne obliczanie podatku, albo o weryfikację czy wszystkie pola są wypełnione. Szablony dokumentów sprawdzają się właściwie tylko w sytuacji świadczenia usług dla jednego podmiotu. Wtedy co miesiąc wystawiamy jedną fakturę, na taką samą sumę, a zmienia się tylko data i nr faktury. W innych sytuacjach dużo lepszym rozwiązaniem jest darmowy program do faktur.
Program do faktur – nie tylko do faktur
Należy jednak pamiętać, że wystawienie faktury to dopiero początek drogi do właściwego rozliczenia. Aby tego dokonać musimy zebrać wszystkie faktury „sprzedażowe” i „kosztowe”, czyli te które wystawiamy my i te które są wystawiane nam (np. za paliwo przy służbowych przejazdach). Ich zsumowanie i właściwe przeliczenie da nam comiesięczną wartość podatku. Nie każdy darmowy program do faktur przeprowadzi nas przez te operacje.
Oczywiście jeśli nasza firma nie jest duża, to możemy spróbować rozliczać się samemu – trzeba jednak pamiętać, że wtedy bierzemy na siebie odpowiedzialność za błędy, które możemy popełnić. Często potrafią one być naprawdę bardzo kosztowne – przed urzędnikami będziemy np. musieli tłumaczyć, że źle wyliczyliśmy podatek przez pomyłkę, a nie z premedytacją chcąc po prostu oszukać skarbówkę.