Czy warto wybrać darmowy program do faktur w oparciu o księgowość online?

Faktura jest dokładnie opisana w ustawie o podatku od towarów i usług. Możemy od razu zaznaczyć, że takie same wymogi dotyczą faktury, którą przygotowujemy w formie pisemnej – nawet odręcznie – jak i dokumentów generowanych i przesyłanych drogą elektroniczną. Ta ostatnia forma jest obecnie dużo bardziej popularna przede wszystkim ze względu na łatwość dostępu do programów, które prowadzą krok po kroku przez wszystkie niezbędne pola, nawet początkującego przedsiębiorcę. Jednak nie wszystkie programy, jakie dostępne są w Internecie gwarantują poprawność wystawionych faktur.

Księgowość przez Internet

Na początku należy jasno doprecyzować i zawęzić określenie księgowość przez Internet. Chodzi o odróżnienie przykładowych haseł, jakie możemy znaleźć w sieci, np.: „darmowy program do wystawiania faktur”, „szablon faktury”, „darmowy program księgowy”, czy w końcu „program księgowy online”, albo wręcz „księgowość online”. Pierwsze z nich zdecydowanie nie wypełniają sensu określenia „księgowość przez Internet”.

Rzeczywiście można je znaleźć w sieci, ale prowadzą do programów, które jedynie pomogą wystawić fakturę, ale jej na przykład nie zarchiwizują o zaksięgowaniu nie wspominając. Dokument – jeśli chcemy go zachować - musimy albo przechowywać na własnym serwerze, albo wydrukować i zatrzymać w formie papierowej.

Zdecydowanie inne możliwości dostarcza nam księgowanie online. Mowa tu o programach, które opierając się na najnowszych technologiach proponują kompleksowe rozwiązania księgowe – w tym podstawową czynność, jaką jest wystawianie faktur – w technologii online. Wykorzystują one te same mechanizmy, co banki proponujące usługi w Internecie. Dzięki temu otrzymujemy dostęp do wszystkich funkcji na każdym urządzeniu w każdym miejscu z dostępem do Internetu – fakturę możemy wystawić np. zdalnie z telefonu komórkowego, a potem przesłać ją mailem do wybranego kontrahenta, nawet na wakacjach. To na pewno ogromne ułatwienie w codziennym funkcjonowaniu firmy, które dostarcza księgowość online.

Księgowy online –zawsze aktualny

Dodatkowym atutem programów, które oferują księgowość online, jest ich aktualność. Przepisy księgowe są raczej stałe – zmieniają się oczywiście stawki np. ZUS – ale na przykład rubryki, jakie trzeba wypełnić, żeby faktura była ważna są modyfikowane bardzo rzadko. Niestety czasem zmiany są wprowadzane. To z kolei wymusza na właścicielach oprogramowania uaktualnianie ich produktów. Niestety programy, które są instalowane na komputerach (czyli nie programy do księgowości online) wymagają wtedy ingerencji informatyka, który po prostu musi je zaktualizować. Niestety użytkownik musi śledzić informacje o zmianach w prawie i ewentualnie wprowadzić zmiany, albo zatrudnić specjalistę. Dodatkowo usługi związane z aktualizacją są płatne – czasem to kilkaset, albo nawet ponad tysiąc złotych.

Jeszcze gorsza sytuacja jest w przypadku szablonów, które cały czas można spotkać w Internecie. Niestety po jednorazowym wrzuceniu ich do sieci, potem mogły nie być aktualizowane, co znaczy, że mogą różnić się od obowiązujących przepisów.

W przypadku księgowości online sytuacja jest dużo prostsza. Wszystkie aktualizacje są wprowadzane jednorazowo do programu, który do użytkowników dociera już w nowej wersji. Odwołując się do wspomnianej już bankowości, klient który ma program księgowy online, przy zalogowaniu, po prostu otrzymuje nowe usługi, dodatkowe możliwości, albo dowiaduje się o zmianach, które są już do jego dyspozycji. Z jego strony nie potrzebna jest jakakolwiek aktywność. Księgowość online przenosi cały ciężar dostosowania programu do zmian w prawie na producenta, dodatkowo pozwalając użytkownikowi obniżyć koszty – nie potrzebne są serwery, a także opieka informatyka i opłaty za instalowanie aktualizacji.

Księgowa online wystawi fakturę

Wróćmy do faktur. Rzeczywiście księgowanie online daje pewność, że wszystkie dane, jakie znalazły się na fakturze są aktualne. Zajrzyjmy jednak do ustawy o podatku od towarów i usług, która reguluje wygląd faktury. Chodzi dokładnie o art. 106e ust. 1.

Zgodnie z przepisami faktura musi zawierać:

·      datę wystawienia

·      kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę 

·      imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy 

·      numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (chodzi oczywiście o NIP)

·      numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (tu także oczywiście chodzi o NIP)

·      datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury

·      nazwę (rodzaj) towaru lub usługi 

·      miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług 

·      cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (chodzi w tym przypadku o cenę jednostkową netto) 

·      kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto

·      wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (tu także mowa o wartości sprzedaży netto) 

·      stawkę podatku 

·      sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku 

·      kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku 

·      kwotę należności ogółem 

Oczywiście są sytuacje, w których faktury są dużo bardziej skomplikowane. W tych przypadkach także warto zaufać programom opartym o księgowanie online. Dzięki zaznaczeniu konkretnych pozycji będziemy wówczas przekierowani do konkretnych pól, które musimy uzupełnić, aby program „przepuścił” nas dalej, albo pozwolił ostatecznie wysłać fakturę.

Księgowanie online pozwoli najszybciej i z poczuciem największego bezpieczeństwa wystawić nawet najbardziej skomplikowaną fakturę.