Pewnie księgowych to zdziwi, ale takie pytania i wątpliwości cały czas się pojawiają. Mimo, że od jednoznacznego postawienia sprawy minęło już kilkanaście lat, wiele faktur cały czas jest podpisywana, a niektórzy przedsiębiorcy – szczególnie na początku działalności – wręcz domagają się takich podpisów.
Oczywiście najprostszym rozwiązaniem jest korzystanie z profesjonalnego programu do księgowości. Na rynku jest dostępne oprogramowanie dla biur rachunkowych, które można wykorzystać w ograniczony sposób np. tylko do wystawiania faktur.
Zaprogramuj swoją księgowość
Przykładem jest profesjonalny program księgowy dla biura rachunkowego Taxomatic. Jest rozbudowany i przystosowany do prowadzenia zarówno KPiR jak i pełnej księgowości. Został stworzony przy współpracy księgowych, więc głównie odpowiada na wybór: jaki program dla biura rachunkowego?
Jednak wykorzystując jego podstawową wersję możemy skorzystać z oprogramowania, które będzie właściwie za nas wystawiało faktury.
Wówczas nie tylko nie będziemy musieli zadawać sobie pytania „czy faktura musi być podpisana?” ale też znikną inne wątpliwości. Program po prostu sam pobiera aktualizacje, a do tego nawet w podstawowej jego wersji wszystkie są dostępne za darmo. Nie musimy więc martwić się, ani o zgodność naszych dokumentów z aktualnymi przepisami, ani o dodatkowe koszty, które często pojawiają się nagle, już po rozpoczęciu pracy w innym programie. Profesjonalny program dla biura rachunkowego Taxomatic oferuje wszystkie aktualizacje za darmo. Dlatego też w kategorii „program dla biura rachunkowego – cena”, program do księgowości Taxomatic nie ma sobie równych.
Ale wróćmy do pytania: czy faktura musi być podpisana?
Unia nie podpisuje
Przed wejściem Polski do Unii Europejskiej wszystkie faktury musiały być podpisywane. To właśnie odręczny autograf był jednym z warunków ważności tego dokumentu. Podpis potwierdzał zawarcie transakcji.
W trakcie procesu akcesyjnego do Unii Europejskiej Polska musiała dostosować swoje regulacje do prawa wspólnoty. Jednym z elementów tego procesu było dostosowanie prawa podatkowego. To właśnie w trakcie tych prac okazało się konieczne wykreślenie zapisu o konieczności podpisywania faktur. Zmiany weszły w życie w momencie wejścia Polski do Unii Europejskiej.
Mówiąc wprost – od 1 maja 2004 roku nie ma obowiązku podpisywania faktur. Dotyczy to zarówno sprzedawców, jak i nabywców.
Dlaczego więc niektórzy cały czas podpisują faktury?
Podpis jako potwierdzenie
Niektórzy podatnicy cały czas podpisują faktury traktując to jako potwierdzenie odbioru towaru, albo usługi. Chodzi o sytuację, w której dostawca prosi chociaż o parafkę na kopii, którą potem przedstawia właścicielowi firmy, dla której realizował dostawę, jako dowód doręczenia.
W niektórych firmach podpisywanie faktur przez sprzedających jest cały czas elementem weryfikacji ich pracy i jest traktowane jako podstawa do sprawdzenia ich zaangażowania np. w proces sprzedaży.
Oczywiście automatyzacja i informatyzacja tych procesów skutecznie wypiera takie „papierowe” metody, tym bardziej, że elektroniczne raporty generowane są na bieżąco, w każdej chwili można je pobrać i np. porównać w interesującym pracodawcę okresie.
Takie rozwiązanie wykorzystuje profesjonalny program dla biura rachunkowego Taxomatic na bieżąco generując raporty, porównania, zestawienia, które pokazują także kondycję firmy i monitorują jej rozwój.
Wyjątek od podpisów
Na koniec jeszcze mała uwaga - jak zwykle w przepisach jest wyjątek. Polskie prawo w jednej sytuacji odpowiada „tak” na pytanie czy faktura musi być podpisana?
Chodzi o fakturę VAT RR, czyli dokument potwierdzający nabycie towarów rolnych od rolnika ryczałtowego. Aby ten dokument był ważny musi zawierać podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury. Jak zwykle w takich sytuacjach chodzi o czytelne podpisy, ewentualnie podpisy oraz imiona i nazwiska.