Od 1 września, aby sprawdzić czy nasz kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT możemy skorzystać z dodatkowego narzędzia – to tzw. biała lista podatników VAT. Znajdziemy tam m.in. informację o numerze konta kontrahenta. To o tyle ważne, że od nowego roku, wszystkie faktury o wartości powyżej 15 tys. zł będą musiały być opłacane na wskazane w wykazie konto. W przeciwnym razie czekają nas konsekwencje.
Zapewne wszyscy księgowi i duża część przedsiębiorców wiedzą, że istnieje biała lista podatników – jak sprawdzić dane kontrahenta, to już trudniejsze pytanie. Zacznijmy od informacji podstawowych.
Wykaz można znaleźć w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. Jest on bezpłatny i powszechnie dostępny. Nie musimy się specjalnie logować, zakładać konta, podawać jakichkolwiek swoich danych. Dodatkowo biała lista podatników zawiera nie tylko informacje o czynnych podatnikach VAT. Można w niej znaleźć też podmioty, które są niezarejestrowane albo zostały wykreślone z rejestru VAT. Wszystkie dane są codziennie uaktualniane (raz na dobę). Dodatkowo możemy sprawdzić historię naszego kontrahenta na przestrzeni ostatnich pięciu lat.
Sam wykaz znajdziemy na stronie internetowej: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka.
Jak i jakie dane możemy sprawdzić?
Czas w takim razie na najważniejsze pytanie, skoro wiemy już jak wygląda biała lista podatników – jak sprawdzić dane kontrahenta?
Zacznijmy od tego, że biała lista podatników zawiera informacje, jakie są powszechnie dostępne w KRS albo CEIDG. Warto o tym wspomnieć, bo coraz częściej słychać wątpliwości na temat biała lista a RODO. W wykazie można bowiem znaleźć różne informacje, które dla wielu mogą być uważane za wrażliwe. Chodzi o sytuację, kiedy na przykład zarejestrowaliśmy działalność w miejscu zamieszkania, a teraz te dane są pokazywane w wykazie czynnych podatników VAT. Kończąc wszystkie dyskusje na temat „biała lista a RODO” prezentujemy dane, do których mają dostęp wszyscy korzystający z tego wykazu:
- nazwę firmy lub imię i nazwisko,
- numer NIP,
- status,
- numer REGON,
- numer w KRS,
- adres firmy,
- numer rachunku rozliczeniowego oraz imiennego rachunku w SKOK
- a także daty rejestracji jako podatnika VAT, ewentualnie odmowy rejestracji, wykreślenia lub przywrócenia.
Wyszukując kontrahenta możemy go znaleźć wprowadzając NIP, REGON, nazwę albo numer konta (chodzi oczywiście o konto bankowe). Niezależnie od tego, którą wartość wprowadzimy otrzymamy na temat kontrahenta te same dane.
Oczywiście podstawowa informacja dotyczy tego, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. To czasem nawet decyduje o tym, czy nawiążemy współpracę, czy poszukamy innej oferty. Jednak warto pamiętać, że już niedługo ważna będzie także inna informacja. Chodzi o konto bankowe.
Od 1 stycznia tylko konto firmowe
Biała lista podatników VAT zawiera nie tylko podstawowe dane podmiotu (i oczywiście informację o byciu czynnym podatnikiem VAT). W wykazie znajdzie się także rachunek, który będzie obowiązywał przy rozliczeniach z kontrahentem. Chodzi o numer konta bankowego, który jest pobierany z bazy danych Krajowej Administracji Skarbowej. Zapisane są tam numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w SKOK otwarte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Chodzi o konta, które zostały podane przy zakładaniu firmy w urzędzie skarbowym (w przypadku spółki zarejestrowanej w KRS) albo za pośrednictwem CEIDG (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej). Warto jednak dokładnie sprawdzić czy rachunek, który podaliśmy jest wpisany do wykazu. Okazuje się bowiem, że rachunki prywatne (tzw. ROR-y), które np. nowi przedsiębiorcy podali przy rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej nie są wyświetlane. Nie zawiera ich po prostu biała lista podatników – jak sprawdzić dane kont bankowych, aby uniknąć kłopotów? Mówiąc najprościej, jeśli sprawdzając naszą firmę okaże się pole „Numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w SKOK” będzie puste, oznacza to, że musimy założyć specjalny rachunek firmowy. W innym przypadku mogą nas czekać poważne konsekwencje.
Kasa tylko na rachunek z białej listy
Na założenie nowego rachunku i zgłoszenie go do CEIDG mamy czas do końca roku – dodajmy, że można to wszystko zrobić przez Internet wykorzystując odpowiednią metodę autoryzacji. Warto pamiętać o tym terminie, bo od 1 stycznia 2020 biała lista podatników będzie podstawowym narzędziem w kontaktach między przedsiębiorcami. Chodzi o przelewy powyżej 15 tysięcy złotych.Płacąc za taką fakturę podstawą będzie właśnie biała lista podatników, a dokładnie konto, które się tam znajdzie. Jeśli pole będzie puste nie będziemy mogli wykonać przelewu. Po pierwsze - zostaniemy wtedy pozbawieni prawa do zaliczenia takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodów, a po drugie poniesiemy odpowiedzialność solidarną za zaległości sprzedawcy w podatku VAT. Aby uniknąć konsekwencji – jeśli jednak dokonamy płatności na rachunek spoza wykazu – musimy w ciągu 3 dni zawiadomić urząd o rachunku, na który dokonaliśmy przelewu, ewentualnie zastosować mechanizm podzielonej płatności.
Najlepiej jednak oczywiście zadbać, aby nasz rachunek figurował w białej liście podatników i nawiązywać kontakty z przedsiębiorcami, którzy również mają wszystkie dane kompletne.